Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta política describe cómo Portal PH Colombia recolecta, almacena, usa y protege los datos personales de las personas que interactúan con nuestra plataforma: administradores y usuarios que gestionan una copropiedad, y propietarios, residentes, arrendatarios, empleados y visitantes de los conjuntos que utilizan nuestros servicios.

Esta política se expide conforme a los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013), la Ley 1266 de 2008 en lo relativo a datos financieros y crediticios, y las Circulares Externas de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), en particular la Circular 002 de 2015 (gestión de incidentes), la Circular 002 de 2016 (Registro Nacional de Bases de Datos) y la Circular 002 de 2024 (tratamiento de datos personales en sistemas de inteligencia artificial).

Portal PH Colombia es una plataforma web para la administración de propiedades horizontales que incorpora herramientas de inteligencia artificial en sus módulos. A la fecha de esta política, la plataforma no se encuentra constituida como sociedad comercial ni persona jurídica; es administrada y operada por Andrés Camilo Molina Velásquez, identificado con cédula de ciudadanía No. 1.003.690.149, quien actúa como persona natural responsable de la plataforma y asume directamente las obligaciones aquí descritas. En caso de que la plataforma llegue a constituirse como persona jurídica, esta política y las obligaciones que de ella se derivan se entenderán cedidas a dicha persona jurídica, lo cual se informará oportunamente a través de este mismo canal.

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Encargado del Tratamiento: quien realiza el tratamiento de datos personales por cuenta de un Responsable.

Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Subencargado: tercero al que Portal PH Colombia recurre para prestar parte del servicio (infraestructura tecnológica o inteligencia artificial), que trata datos personales bajo su instrucción.

Transferencia internacional: envío de datos personales a un receptor ubicado fuera de Colombia (Art. 26, Ley 1581 de 2012).

Portal PH Colombia trata datos personales bajo dos roles distintos, según de quién se trate la información:

• Como Responsable del Tratamiento: respecto de los datos de los administradores y usuarios que crean una cuenta para gestionar su copropiedad (nombre, correo, teléfono, cargo, datos de facturación de la cuenta).
• Como Encargado del Tratamiento: respecto de los datos de propietarios, residentes, arrendatarios, empleados y visitantes de cada conjunto cliente, los cuales son tratados por cuenta y bajo instrucción de cada copropiedad (Responsable), conforme al acuerdo suscrito con ella. Cada conjunto mantiene su propia Política de Tratamiento de Datos Personales hacia sus residentes, independiente de la presente.

Según el rol aplicable, se pueden tratar: datos de identificación y contacto; información institucional del conjunto (razón social, NIT, dirección, reglamentos, actas); información financiera y de cartera de los inmuebles (de carácter semiprivado conforme a la Ley 1266 de 2008); información operativa de los módulos (reservas, convivencia, comunicaciones, evidencias documentales); y registros técnicos de seguridad y trazabilidad del sistema.

Los datos se tratan para: crear y administrar cuentas de usuario; permitir la operación de los módulos contratados por cada conjunto (administración, cartera, convivencia, reservas, comunicaciones); generar documentos, reportes y comunicaciones propias de la gestión de cada copropiedad; apoyar dicha gestión mediante herramientas de inteligencia artificial, conforme a la sección 9; brindar soporte técnico y mantener la seguridad de la información; gestionar la relación comercial y de facturación con cada conjunto; y dar cumplimiento a obligaciones legales o requerimientos de autoridades competentes.

El tratamiento se rige por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad (Art. 4, Ley 1581 de 2012).

Portal PH Colombia aloja su plataforma y base de datos mediante proveedores de infraestructura en la nube (Vercel y Neon, PostgreSQL serverless), ubicados en Estados Unidos (región us-east-1), y utiliza proveedores de inteligencia artificial para el procesamiento de lenguaje natural y para la generación de embeddings de búsqueda semántica, también ubicados en Estados Unidos. En cumplimiento de la Circular Externa 002 de 2024 de la SIC, el tratamiento mediante inteligencia artificial: limita la información suministrada a los modelos a lo estrictamente necesario; no es utilizada por los proveedores de IA para entrenar modelos de uso general; mantiene supervisión humana sobre los resultados generados —las decisiones administrativas siguen siendo responsabilidad del equipo humano de cada conjunto—; y cuenta con una evaluación de impacto de privacidad cuando el tratamiento implica alto riesgo para los titulares.

La ubicación de los proveedores descritos en la sección anterior configura una transferencia internacional de datos personales en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Dicha transferencia se ampara en la autorización previa y expresa otorgada por los titulares a través de cada conjunto, y/o en la necesidad de la transferencia para la ejecución del servicio contratado. Portal PH Colombia exige a sus proveedores internacionales garantías de protección de datos equivalentes a los estándares exigidos por la legislación colombiana.

Portal PH Colombia adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger la información, entre ellas: control de acceso basado en roles; aislamiento de la información de cada conjunto, de forma que nunca sea visible para otro; separación entre los ambientes de producción y de desarrollo o pruebas, evitando el uso de datos reales en estos últimos; minimización de la información enviada a los proveedores de inteligencia artificial; y copias de respaldo periódicas.

Los titulares podrán: conocer, actualizar y rectificar sus datos personales; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informados sobre el uso dado a sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley; y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida. Cuando el titular sea residente o propietario de un conjunto cliente, la solicitud podrá dirigirse también a la administración de dicho conjunto, como Responsable del Tratamiento.

Las consultas y reclamos podrán dirigirse a soporte@portalphcolombia.com. Las consultas se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogable por cinco (5) días hábiles adicionales cuando no sea posible atenderla dentro de dicho término. Los reclamos se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.

Como Responsable (respecto de los datos de sus usuarios y administradores): garantizar el ejercicio del derecho de hábeas data, conservar copia de la autorización otorgada, e informar de forma clara la finalidad del tratamiento.

Como Encargado (respecto de los datos de residentes de cada conjunto): tratar la información únicamente conforme a las instrucciones del conjunto respectivo; garantizar la reserva y confidencialidad de la información; adoptar las medidas de seguridad descritas en la sección 11; abstenerse de vender, ceder o divulgar la información a terceros no autorizados; y notificar oportunamente cualquier incidente de seguridad al conjunto correspondiente.

Esta política rige a partir de la fecha de su publicación y podrá actualizarse cuando cambien de forma sustancial las finalidades del tratamiento, los proveedores utilizados, o la normativa aplicable. Las actualizaciones se publicarán en este mismo canal, indicando la fecha de la modificación.

Correo electrónico: soporte@portalphcolombia.com

Responsable/Encargado: Andrés Camilo Molina Velásquez, administrador de la plataforma Portal PH Colombia.